هل تدير وقتك بشكل جيد ؟

كم مرة تجد الوقت ينفد منك ؟ أسبوعيا ، يوميا ، كل ساعة؟ بالنسبة للكثيرين منا ليس هناك ما يكفي من الوقت في اليوم لإنجاز كل شيء.

عندما تعرف كيف تدير وقتك ستتمكن من التحكم في الوقت بدلا من العمل بنشاط هنا وهناك ، وفي كل مكان (ولا تنجز كثيرا من العمل في أي مكان) ، فإن الإدارة الفعالة للوقت تساعدك على اختيار ما تعمله وأين ومتى تعمله. وهذا أمر ضروري إذا كنت تود تحقيق شيء له قيمة حقيقية.

العناصر الرئيسية لإدارة الوقت:

لبدء إدارة الوقت بفعالية ، تحتاج إلى تحديد الأهداف. عندما تعرف إلى أين أنت ذاهب ، يمكنك معرفة ما يجب فعله بالضبط دون تحديد صحيح للهدف سوف يضيع وقتك في الخلط بين الأولويات المتضاربة.

تميل الناس إلى إهمال إعداد الأهداف لأنه يتطلب وقتا وجهدا. و غاب عنهم أن قليلا من الوقت والجهد لتحديد الأهداف الآن يحفظ قدرا هائلا من الجهد والوقت في المستقبل.

تحديد أولويات ما يجب القيام به هو ذو أهمية خاصة، و بدونه قد تعمل بكثير من الجد ، ولكنك لن تحقق النتائج التي تريدها ، لأن ما كنت تعمله ليس ذو أهمية استراتيجيه.

معظم الناس لديهم “قائمة أعمال” من نوع ما. لكن المشكلة في العديد من هذه القوائم هي أنها مجرد مجموعة من الأمور التي تحتاج إلى التنفيذ بدون وجود أي ترتيب أو أولويات ، و لهذا يصبح ما يقومون به مجرد عمل غير منظم. إذا كيف يمكنك أن تعمل قائمة عمل – هل من أعلى إلى أسفل ،أم من أسفل إلى أعلى ،أم من الأسهل للأصعب؟

للعمل بكفاءة تحتاج للعمل على المهام الأهم و الأعلى قيمة أولا.

وجود خطة و معرفة كيفية تحديد الأولويات هو البداية . الشيء التالي هو معرفة ما يجب القيام به للحد من الانقطاعات التي تواجهك خلال يومك. ومن المعترف به على نطاق واسع أن المدراء لديهم القليل جدا من الوقت الذي لا يتخلله انقطاع للعمل على مهامهم ذات الأولوية. فهناك مكالمات هاتفية ، وطلبات معلومات ، وأسئلة من الموظفين ، ومجموعة كاملة من الأحداث التي تنشأ بشكل غير متوقع. بعضها يتطلب التعامل معه على الفور ، ولكن البعض الآخر في حاجة إلى بعض التصرف.

بعض الوظائف تحتاج لتكون متاح للناس عندما يحتاجون إلى مساعدتك و في هذه الحالة  أفعل ما في وسعك للحد منها بشكل معقول ، ولكن تأكد من أنك لا تمنع الناس من مقاطعتك إذا كانت لأمر ذو أهمية .

“سوف أعملها لاحقا” هذه المقولة أدت إلى سقوط العديد من الموظفين الجيدين. بعد الكثير من “لاحقا” أصبح العمل أكوام عالية جدا ، بحيث تبدو أي مهمة وكأنها أمر لا يمكن التغلب عليه. التسويف مغري و أيضا قاتل. أفضل طريقة للتغلب على ذلك هو أن تعترف بأن لديك تسويف و تأجيل بالفعل. من ثم تبدأ بمعرفة السبب. فربما كنت خائفا من الفشل؟ (وبعض الناس يخشون فعلا من النجاح!)

بمجرد أن تعرف لماذا تؤجل و تماطل يمكنك التخطيط للتخلص من هذه العادة. كافئ نفسك إذا أتممت عملك ، و ذكر نفسك بانتظام  بالعواقب الرهيبة المترتبة على عدم القيام بتلك المهام المملة.

الكثير من إدارة  الوقت يرتبط بجدولة وقتك بفعالية. فإذا عرفت أهدافك و أولوياتك فأنت حينئذ بحاجة لمعرفة كيفية التوجه نحو وضع جدول زمني يبقيك على المسار الصحيح ، ويحميك من الإجهاد و التوتر.

وهذا يعني فهم العوامل التي تؤثر على وقت العمل المتاح لديك. ولا يتوجب عليك جدولة المهام ذات الأولوية فقط بل عليك أيضا أن تترك مجالا للانقطاعات و وقت للطوارئ لتلك الأحداث غير المتوقعة التي تعيث الفوضى بجدولك الزمني.

بإنشاء جدول مثالي يعكس أولوياتك و رغباتك و يدعم أهدافك الشخصية يكون لديك تركيبة رابحة تسمح لك بالسيطرة على وقتك و تجعل حياتك متوازنة.

Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp